Recadrage : Mode d’emploi en trois étapes
Pour bien fonctionner, une équipe a besoin de règles du jeu et d’objectifs communs. Même dans les entreprises libérées, les règles sont incontournables et consistent à équilibrer les relations comme les prises de décisions. Quelles que soient la structure et la culture organisationnelles, le premier pas du manager sera donc de définir, avec ses équipes, ce que travailler ensemble veut dire. Il donnera des codes de lecture de ce qu’on attend de chacun, des droits et devoirs aussi des uns et des autres dans l’équipe.
Cette première phase n’est pas forcément la plus ardue. Par contre, une question récurrente revient souvent pour les managers : comment gérer les hors-jeux ?
Bien évidemment, les sanctions en tous genres peuvent être des moyens pour régler ces écarts mais ces moyens archaïques appartiennent un peu au passé organisationnel, vous ne croyez pas ? Il y a encore une décennie, le règne de la bureaucratie à la française primait devant tout autre type de relations professionnelles. Mais à quel prix et avec quel résultat ?
Les temps ont changé. Dans les organisations transversales ou matricielles, comment réagir face à des hors-jeux récurrents et manifestes de la part de vos collaborateurs ? Le processus peut se faire en trois étapes. Ces étapes doivent commencer dès la fixation des modes de fonctionnement collectifs.
Tout d’abord, il faut bien clarifier et expliciter les règles du jeu en amont avec toute l’équipe. Comment signifier à un mauvais joueur son écart s’il n’est pas lui-même au fait de ce qui régit ses relations aux autres et au travail ? Soyez bien sûr(e), que les règles ont été partagées, comprises et que chaque membre de l’équipe se les aie appropriées. Pour cela, rien de tel qu’un travail collectif. Qu’est-ce que chacun comprend, comment il perçoit chacune des règles et comment il compte la mettre en œuvre dans son travail ou ses modes collaboratifs ? Evitez à ce stade bien sûr l’information « top-down » qui n’apporte rien et ne vous donne aucune garantie de l’implication de vos collaborateurs.
Ensuite, dès que le premier hors-jeu a lieu et impacte le « faire-ensemble », invitez la personne concernée à un échange bilatérale pour mieux comprendre les raisons de cet écart. Bien évidemment, choisissez vos combats ! Certains écarts ne portent pas à conséquence. Lâchez prise quand l’équipe, son équité et son efficacité ne sont pas mises à mal. Par contre, quand le hors-jeu est notoire alors on établit un diagnostic partagé où vous exprimez votre ressenti sur la manière de faire et les difficultés rencontrées. Par un questionnement ouvert, il s’agit ensuite d’explorer avec la personne ce qui a généré ce hors-jeu. C’est votre interlocuteur qui est censé parler et expliquer les raisons de son comportement. Puis, vous explorez, en mode questionnement toujours, les options qui s’offrent à lui pour changer son fonctionnement. Qu’est-ce que ce collaborateur est prêt à faire pour changer ? Qu’est-il prêt à faire pour changer la donne ? De quoi a t’il besoin pour cela ?
De véritables engagements doivent être pris, et des jalons de vérifications fixées. Calez avec lui une autre réunion dans votre agenda pour faire un point et voir comment il évolue. Bien évidemment, si les hors-jeux sont réglés, il faut pouvoir donner un feed back positif de ce que vous constatez et de l’impact positif que ce nouveau comportement a sur l’équipe, sur le « faire ensemble ». Si le hors-jeu est toujours constaté, il faut réajuster avec la personne et comprendre ce qui entrave la rectification. A ce stade, et si rien ne s’améliore, cela peut dissimiler un double agenda, un comportement toxique ou une intention de nuire à l’équipe. Dans ce cas, rapprochez-vous des RH pour identifier la meilleure démarche à suivre et explorez avec le « détracteur » les meilleures options pour lui comme pour vous.
Vous l’aurez compris, le recadrage doit être vécu ensemble comme une expérience de partage et d’apprentissage. C’est l’occasion de faire monter un collaborateur en compétence ou en tous cas en responsabilité. Vous n’avez pas besoin d’être dur(e) ou sanctionnant(e) mais, par contre, il faut avoir une communication claire sur les règles du jeu en vigueur et capitaliser pour l’avenir. Alors à vous de jouer !
