Vous êtes saturé(e) et avez l’impression que vous êtes noyé(e) sous les demandes des uns et des autres. Si vos collaborateurs sont sans cesse en train de taper à la porte de votre bureau et attendent votre feu vert pour tout, même pour les actions les plus anodines, alors il y a forcément un dysfonctionnement quelque part.
Bien évidemment, votre équipe peut être encore peu mature et nécessite un accompagnement serré pour quelque temps, ou alors vous êtes dans un environnement hostile et vous devez garder un œil sur tout ce qui se passe voire même être un peu dirigiste. Si ce n’est aucun de ces deux cas, il y a probablement une autre difficulté.
Vous allez peut être me dire qu’il est difficile de déléguer vos tâches car votre équipe se compose de personnes incompétentes ou insuffisamment qualifiées. Si tel est votre discours, posez vous la question : quelle est votre part de responsabilité dans tout cela? Le sosie professionnel n’existe pas. Manager c’est faire faire et non faire.
Déléguer c’est faire monter en compétences même vos collaborateurs, à vos yeux, les plus faibles. Vous prendrez plus de plaisir dans cette démarche et vous serez surtout moins saturé(e).
A vous de jouer, cela est véritablement votre challenge de manager. Voici trois principes pour y arriver.
Premier principe : laissez de l’espace à l’autre:
Ne devancez pas le moindre besoin, ne vous substituez pas. Beaucoup de managers agissent comme des parents nourriciers. A la longue, ils réalisent que leur équipe prend peu d’initiatives. Les travers sur le long terme : non seulement votre équipe ne monte pas en compétences mais, en plus, vous êtes exaspéré(e) et avez l’impression que vous faites tourner le service tout(e) seul(e). Prenez conscience de votre part de responsabilitéet rendez-leur la leur. Cela sera déjà un premier grandpas pour vous désengager en douceur.
Deuxièmement, offrez de vraies délégations :
Mais comment ? Posez un constat avec chacun sur sa zone de confort, sa valeur ajoutée et ses points faibles.Puis, identifiez avec la personneun projet, une action qu’elle pourrait prendre en charge. Bien sûr, il s’agit de vous soulager mais une délégation doit être volontaire. Ne vous débarrassez pas de ce qui relève de votre responsabilité. La personne doit être partante. De même, une fois qu’elle est donnée, la délégation ne peut être reprise. A vous de choisir la bonne personne pour le bon projet et d’assurer le suivi de façon pertinente pour éviter le retour en arrière.
Pour cela, fixez avec chacun les objectifs sur le projet et identifiez les ressources nécessaires. L’idée n’est pas de mettre la personne en échec donc il faut lui donner les moyens en temps, en ressources matérielles et humaines. De même, il faut clarifier les règles du jeu, les devoirs, les co-responsabilités et les droits sur ce projet.Vous pouvez ensuite mettre en place un calendrier partagé de suivi et d’évaluation. Quelle sera la fréquence de vos rencontres pour faire le point ? Sachez prendre un peu de risques et laissez de la latitude à la personne pour qu’elle avance. L’idée n’est pas d’être derrière elle en permanence mais bien de vous laisser du temps pour autre chose. Par contre, soyez clair(e) sur le mode de rendu de compte, les temps derencontres, et ce que vous attendez à chaque étape. N’hésitez pas lors de ces moments à rectifier, ajuster mais aussi féliciter quand c’est mérité. Bien sûr, n’oubliez pas de faire un bilan partagé à la fin.
Vous êtes peut être en train de vous dire : « c’est facile à dire mais beaucoup moins à faire et finalement cette délégation va me prendre plus de temps alors que je ferais plus vite et mieux tout(e) seul(e) !». Il est vrai que les premiers pas sont un peu chronophages en terme de suivi mais lorsque vos collaborateurs auront mieux compris votre façon detravailler, qu’ils seront prêts à relever les défis et qu’ils auront des compétences plus adéquates pour y faire face, alors vous aurez gagné tellement de temps, d’énergie que cela diminuera d’autant votre stress.
Enfin, le dernier principe est de responsabiliser vos collaborateurs en les poussant à s’engager.
Evitez les réunions où vous diffusez l’information en pensant que cela est clair pour tout le monde alors que vous n’avez reçu aucun feed back. Prenez l’habitude de faire des tours detable, et de demander à chacun de s’exprimer. De même, quandvous avez partagé une information, utilisez le questionnement pour faire en sorte que tout le monde s’exprime, que chacun dise ce qu’il a compris, ce qu’il s’engage à faire. Ne remplissez pas les silences quand il y en a. Laissez-leur une marge d’expression et d’action.
Vous verrez que ces petites actions vont vous aider à vous appuyer de plus en plus sur l’ensemble devotre équipe. Cela vous permettra de lâcher certaines tâches qui ne devraient pas vous incomber tout en étant source de motivation pour vos équipes.
Ce lâcher prise va surtout vous permettre de reprendre le contrôle de votre agenda, de votre fonction et avoir assez de distance pour éviter d’être fagocité(e) par le quotidien.
Vous ne serez pas évalué(e) sur votre capacité à répondre à des emails ou à répondre aux soucis quotidiens de votre équipe. C’est en grande partie sur votre vision, sur votre sens de l’organisation et du leadership que vous serez jugé(e) par vos supérieurs. Pensez-y.
